Pe parcursul anului 2025, în cadrul colaborării dintre Consiliul Județean Cluj și experții DIH4Society, a fost dezvoltat un modul bazat pe inteligență artificială destinat simplificării și automatizării proceselor administrative complexe, cu aplicabilitate inițială în fluxul de emitere a autorizațiilor de construire.
Proiectul a pornit de la o provocare întâlnită frecvent în administrația publică: gestionarea unui volum mare de documente, verificarea informațiilor din surse multiple și completarea repetitivă a formularelor necesare procesării cererilor. Aceste activități consumă timp, îngreunează activitatea funcționarilor publici și pot genera întârzieri atât pentru cetățeni, cât și pentru mediul de afaceri.
Soluția dezvoltată integrează un asistent inteligent direct în fluxul de lucru existent al administrației. Prin intermediul unui modul accesibil din browser, utilizatorii pot încărca documente, extrage automat informațiile relevante, adresa întrebări privind conținutul acestora și reutiliza datele identificate pentru completarea formularelor specifice. Sistemul funcționează în paralel cu platformele deja utilizate de instituție, fără a necesita modificări majore ale infrastructurii existente.
Dezvoltarea soluției s-a realizat în strânsă colaborare cu echipa Arhitectului-Șef din cadrul Consiliului Județean Cluj, care a contribuit la definirea scenariilor reale de utilizare, identificarea punctelor critice din proces și validarea funcționalităților propuse. Această abordare de co-creare a permis adaptarea tehnologiei la nevoile concrete ale administrației și la specificul procedurilor analizate.
Primele rezultate indică reduceri semnificative ale timpului necesar procesării anumitor activități administrative, unele operațiuni care necesitau aproximativ o oră putând fi realizate în doar câteva minute cu sprijinul soluției AI. În același timp, sistemul contribuie la reducerea erorilor, creșterea consistenței informațiilor și eficientizarea activităților de verificare și analiză.
Concepută ca o soluție flexibilă și scalabilă, platforma poate fi extinsă către alte tipuri de proceduri administrative și poate fi replicată cu ușurință în alte instituții publice care gestionează procese bazate pe formulare și documente complexe.
Pentru a înțelege mai bine impactul acestei colaborări și modul în care tehnologia a fost integrată în activitatea curentă a administrației, vă invităm să urmăriți interviul video în care Claudiu Salanță, Arhitect-Șef al Consiliului Județean Cluj prezintă propria perspectivă asupra experienței și rezultatelor obținute în cadrul proiectului DIH4Society.
